Die Baduvia GmbH baut Badewannen in barrierefreie Duschen um — in 48 Stunden, mit bis zu 4.180€ Pflegekassen-Zuschuss. Mit wachsendem Auftragsvolumen wurde die Büroarbeit zum Engpass. Buzzard AI hat ein System gebaut, das Anrufe annimmt, Angebote vorbereitet, Pflegekassen-Anträge automatisiert und Rechnungen prüft — ohne einen Mitarbeiter einzustellen.
Baduvia hat sich auf den barrierefreien Badumbau spezialisiert: Badewanne raus, bodengleiche Dusche rein, in 48 Stunden. Das Geschäftsmodell funktioniert — über 500 erfolgreich umgebaute Bäder, 5,0 Sterne bei Google mit über 70 Bewertungen, Nachfrage steigend.
Aber hinter den Kulissen lief alles manuell: Jeder Anruf musste persönlich angenommen werden. Jedes Angebot wurde in Word zusammengestellt. Pflegekassen-Anträge — komplexe Formulare mit Anhang — wurden von Hand ausgefüllt. Eingangsrechnungen wurden einzeln geprüft. Bei 5+ neuen Anfragen pro Tag wurde die Verwaltung zum Vollzeitjob — für ein Team, das eigentlich auf der Baustelle sein sollte.
Auf der Baustelle konnte niemand ans Telefon. Fast die Hälfte der eingehenden Anrufe ging verloren — und damit potenzielle Aufträge im Wert von mehreren tausend Euro.
Vom Erstgespräch bis zum fertigen Angebot vergingen im Durchschnitt drei Werktage. In der Zeit hatte der Kunde oft schon bei der Konkurrenz unterschrieben.
Jeder barrierefreie Umbau mit Pflegegrad berechtigt zu bis zu 4.180€ Zuschuss. Aber der Antrag ist komplex: Formulare, Nachweise, Fotos, Kostenvoranschlag. Pro Antrag: 45–60 Minuten reine Verwaltungsarbeit.
Leads in WhatsApp, Termine im Kalender, Angebote in Word, Rechnungen in Excel. Kein zentraler Ort, kein Dashboard, keine Transparenz über den Auftragsstand.
Kein neues ERP-System. Kein SAP, kein Salesforce, kein Monats-Rollout. Baduvia brauchte eine Lösung, die sich an ihre bestehenden Prozesse anpasst — nicht umgekehrt. Das CRM (HeroTheme) sollte bleiben. Die Arbeitsweise auf der Baustelle sollte sich nicht ändern.
Die Anforderung war klar: Ein KI-System, das die gesamte Büroarbeit automatisiert — von der Anrufannahme bis zur Rechnungsprüfung. Der Geschäftsführer prüft und gibt frei. Alles andere läuft im Hintergrund.
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Anrufannahme | Nur während Bürozeiten, ~60% verpasst | 24/7 KI-Telefonassistent, 0 verpasst |
| Angebotserstellung | 3 Tage manuell (Word) | KI-Entwurf in 3 Minuten, Chef prüft |
| Pflegekassen-Antrag | 45–60 Min pro Antrag, manuell | Unter 5 Min pro Antrag, KI füllt vor |
| Pipeline-Überblick | WhatsApp + Excel + Kopf | Echtzeit-Dashboard, alle Leads auf einen Blick |
| Google Ads Performance | Kein Tracking, kein Dashboard | Vollständiges Ads-Dashboard mit Conversion-Tracking |
| Kundenkommunikation | Manuell per WhatsApp | 12 automatische E-Mail-Vorlagen |
| Daten-Transparenz | Fragmentiert über 5 Tools | 1 Dashboard = Single Point of Truth |
„Ich bin auf der Baustelle, und trotzdem läuft der Laden. Mein Team macht jetzt das Dreifache — weil die KI den ganzen Bürokram übernimmt. Keine verpassten Anrufe mehr, Angebote gehen am selben Tag raus, und die Pflegekassen-Anträge sind in fünf Minuten fertig statt in einer Stunde.“
Alle Daten auf deutschen Servern. DSGVO-konform. Eigener Hetzner VPS mit Docker.
Baduvia hatte kein IT-Problem — sondern ein Skalierungsproblem. Die Nachfrage stieg, aber die Verwaltung skalierte nicht mit. Statt eine Bürokraft einzustellen (3.500€/Monat plus Nebenkosten), hat Baduvia in ein KI-System investiert, das dieselben Aufgaben übernimmt — 24 Stunden am Tag, ohne Krankheitstage.
Die wichtigste Erkenntnis: KI ersetzt keine Menschen. Sie nimmt ihnen die Routinearbeit ab, damit sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt — in Baduvias Fall: Bäder umbauen.
15 Minuten Potenzialanalyse. Wir zeigen Ihnen konkret, wo in Ihrem Betrieb die größten Automatisierungshebel liegen.