Architekturbüro und KI: Mehr planen, weniger verwalten.

In #21 haben wir KI bei Speditionen gezeigt. Heute: Architekturbüros. Eine Branche in der die Verwaltung oft mehr Zeit frisst als das Entwerfen.

Das Problem: LV-Erstellung dauert ewig, HOAI komplex, Bauherren rufen ständig an

Ein Architekturbüro mit 10 laufenden Projekten. Jedes Projekt braucht ein Leistungsverzeichnis. Positionen formulieren, Mengen berechnen, Einheitspreise zuordnen, GAEB-Format exportieren. Pro LV gehen 8 bis 16 Stunden drauf. Bei 10 Projekten sind das 80 bis 160 Stunden im Jahr, nur für LV-Erstellung. Und wenn sich in der Planung etwas ändert, fängt man teilweise von vorne an.

Dann die HOAI-Abrechnung. Anrechenbare Kosten ermitteln. Honorarzone bestimmen. Leistungsphasen aufschlüsseln. Besondere Leistungen abgrenzen. Umbauzuschlag berechnen. Pro Projekt 3 bis 4 Stunden. Und wenn der Bauherr die Abrechnung hinterfragt, muss jede Position erklärbar sein. Das erfordert Genauigkeit und Dokumentation, die zusätzlich Zeit kostet.

Und dann das Telefon. Der Bauherr ruft an: „Wann kommen die Handwerker? Wie weit sind wir? Warum hat sich der Termin verschoben? Was kostet die Änderung?" Verständlich. Es ist sein Bauvorhaben, sein Geld, sein Zuhause. Aber jeder Anruf kostet den Architekten 15 bis 20 Minuten. Bei 10 Projekten und 3 Anrufen pro Projekt pro Woche sind das 5 bis 7 Stunden pro Woche am Telefon.

3 KI-Agenten für das Architekturbüro

Document Agent: LV-Erstellung und HOAI-Abrechnung

Ein neues Projekt: Der Entwurf liegt vor, als Nächstes wird das LV vorbereitet. Geeignete Planunterlagen und vom Büro bereitgestellte, nutzbare Leistungstexte können als Grundlage für einen Entwurf dienen. Quellen und offene Mengenansätze müssen sichtbar bleiben. Ein automatischer Zugriff auf lizenzierte Standardleistungsbücher wird nicht vorausgesetzt.

Der Architekt prüft, ergänzt und korrigiert. Das ursprüngliche Rechenbeispiel nimmt 3 bis 4 statt 12 Stunden an. Bei einer Planänderung können betroffene Unterlagen und mögliche Positionen zur Prüfung zusammengestellt werden. Eine ungeprüfte automatische Änderung des LV ist nicht vorgesehen.

Für die Honorarabrechnung lässt sich derselbe Vorbereitungsgedanke nutzen: Vereinbarungen, dokumentierte Leistungen, anrechenbare Grundlagen und bisherige Rechnungen werden zusammengestellt. Ihr Büro prüft Berechnung und Abrechnungsentwurf. Der im ursprünglichen Beispiel genannte Zeitvergleich von 4 Stunden zu 30 Minuten ist eine Annahme, kein verifiziertes Ergebnis.

Ergebnis des angenommenen Beispiels: weniger Vorarbeit für LV und Abrechnung. Die KI kann Angaben übersehen oder falsch zuordnen. Deshalb bleiben Quellenkontrolle, Mengenprüfung und fachliche Freigabe erforderlich.

Voice Agent: Bauherrenanfragen beantworten

Ein eingerichteter Voice Agent kann einen Bauherrenanruf aufnehmen. Für Antworten braucht er einen ausdrücklich freigegebenen, aktuellen Projektstand. Was daraus nicht belegt ist, wird als Rückfrage an das Büro weitergegeben.

Eine mögliche Antwort aus freigegebenen Angaben lautet etwa: „Der nächste Baustellentermin ist am Donnerstag um 10 Uhr.“ Baufortschritt, Gewerketermine und Änderungen werden nur genannt, wenn sie im aktuellen Projektstand bestätigt sind.

Bei komplexen Fragen, bei Änderungswünschen oder bei emotionalen Themen leitet er weiter: „Das besprechen Sie am besten direkt mit Herrn Architekt Meyer. Ich richte ihm aus, dass Sie angerufen haben. Worum geht es konkret?" Der Architekt bekommt eine Zusammenfassung und ruft gezielt zurück.

Im angenommenen Beispiel: Ergebnis: 50 Prozent weniger Bauherrenanrufe, die den Architekten direkt erreichen. Die wichtigen Anrufe kommen durch. Die Routinefragen beantwortet die KI.

Kommunikations-Agent: Projektstatusmeldungen

Jeder Bauherr will wissen, wie sein Projekt voranschreitet. Der Kommunikations-Agent sendet wöchentliche Statusberichte: Welche Arbeiten wurden abgeschlossen? Was steht nächste Woche an? Gibt es Verzögerungen?

Bei Abweichungen kann eine Statusmeldung vorbereitet werden, zum Beispiel zu einem verschobenen Estrichtermin. Ursache, neuer Termin und Auswirkungen auf den Gesamtplan werden vom zuständigen Team geprüft. Erst danach wird die Nachricht freigegeben.

Er dokumentiert Baufortschritte und erstellt Zusammenfassungen für Bauherren, die nicht jede Woche auf der Baustelle sind. Klar, sachlich, verständlich auch für Laien.

Ergebnis: Bauherren fühlen sich informiert, ohne ständig anrufen zu müssen. Der Architekt kommuniziert durch die KI, ohne Zeit zu verlieren.

Die Zahlen: Annahmen für LV, Abrechnung und Telefon

Rechnen wir es durch. Ein Büro mit 10 laufenden Projekten:

LV-Erstellung: 10 Projekte x 12 Stunden = 120 Stunden/Jahr. Mit Document Agent: 10 x 4 Stunden = 40 Stunden. Ersparnis: 80 Stunden pro Jahr.

HOAI-Abrechnung: 10 Projekte x 4 Stunden = 40 Stunden/Jahr. Mit Document Agent: 10 x 0,5 Stunden = 5 Stunden. Ersparnis: 35 Stunden pro Jahr.

Bauherrenanrufe: 30 Anrufe/Woche x 17 Minuten = 8,5 Stunden/Woche. Mit Voice Agent: 15 Anrufe durchgestellt x 10 Minuten = 2,5 Stunden/Woche. Ersparnis: 6 Stunden pro Woche.

Ehrlich: Grenzen

Kein Entwurf. Die KI erstellt keine Grundrisse, keine Fassaden, keine Raumkonzepte. Der kreative Prozess, die Übersetzung von Bauherrenwünschen in Architektur, das räumliche Denken: Das bleibt beim Architekten. Die KI verwaltet, der Architekt gestaltet.

Keine Bauplanung. Werkplanung, Detailplanung, Ausführungsplanung erfordern Fachwissen und Erfahrung, die über Dokumentenverarbeitung hinausgehen. Die KI unterstützt bei der Verwaltung dieser Pläne, aber sie erstellt sie nicht.

Komplexe Sonderkonstruktionen. Auch bei einem Standardwohnhaus muss ein LV-Entwurf fachlich geprüft werden. Bei Sonderkonstruktionen und individuellen Ausführungen braucht es zusätzliche Festlegungen. Vorhandene Leistungstexte und fachliches Urteil lassen sich nicht durch eine pauschale KI-Zusage ersetzen.

Die KI befreit den Architekten von Verwaltung. Sie ersetzt nicht sein Können, seine Erfahrung und seinen gestalterischen Anspruch. Sie gibt ihm die Zeit zurück, die er für beides braucht.

Bleiben Sie souverän.

Häufige Fragen

Was kostet KI-Automatisierung für ein Architekturbüro?

Die Kosten richten sich nach Datenlage, Schnittstellen und vereinbartem Umfang. Ein konkretes Angebot folgt aus dem besprochenen Ablauf. Die hier gezeigten Zeitwerte sind Rechenannahmen und keine zugesagte Ersparnis.

Ist das mit ORCA kompatibel?

Die Übergabe zu ORCA AVA, California.pro beziehungsweise CaliforniaX oder anderen AVA-Systemen wird mit Ihrer Version und Beispieldateien geprüft. Vorhandene GAEB-Schnittstellen allein belegen noch keinen eingerichteten Buzzard-Datenweg. Ihr AVA-Prozess und die fachliche Freigabe bleiben maßgeblich.

Ist die HOAI-Abrechnung wirklich korrekt?

Für einen Abrechnungsentwurf müssen vereinbarte Honorare, Vertragsgrundlagen, dokumentierte Leistungen und bisherige Rechnungen zusammengeführt werden. Ihr Büro prüft den Ansatz und die Berechnung. Der Entwurf ersetzt keine fachliche oder rechtliche Prüfung.

Wie schnell ist das einsatzbereit?

Die Einführung wird anhand Ihrer Datenlage und vorhandenen Systeme geplant. Wir beginnen mit einem abgegrenzten Vorgang, testen ihn gemeinsam mit Ihrem Team und begleiten die Datenübernahme. Eine feste Einführungszeit lässt sich ohne diese Prüfung nicht seriös nennen.

Brauche ich IT-Kenntnisse für die Einrichtung?

Nein. Wir richten alles ein. Sie brauchen keine eigene IT-Abteilung und keine technischen Vorkenntnisse. Die Einrichtung erfolgt gemeinsam mit Ihrem Team, angepasst an Ihre bestehenden Arbeitsabläufe. Nach der Einrichtung ist die Bedienung so einfach wie E-Mail schreiben.