Im ArbeitsalltagVor der Vergabe braucht die Disposition ein klares Bild.
01Die ganze Anfrage zusammenführen
E-Mail, beigefügte Packliste und spätere Ergänzung werden einem Vorgang zugeordnet. Absender, Kundenreferenz und Eingang bleiben sichtbar. Eine weitergeleitete Nachricht ist nicht automatisch ein neuer Transport. Die Vorbereitung zeigt die Originalquellen neben den erkannten Angaben, damit die Disposition Unklarheiten direkt an der richtigen Stelle prüfen kann.
02Transportdaten mit ihren Einheiten lesen
Lade- und Entladeadresse, Datum, Zeitfenster, Anzahl der Packstücke, Gewicht und Abmessungen werden getrennt erfasst. Ein unbekanntes Maß wird nicht durch einen plausiblen Wert ersetzt. Ob ein Fahrzeug geeignet ist, welche Besonderheiten gelten und ob Zusatzangaben benötigt werden, bewertet die verantwortliche Disposition anhand des tatsächlichen Auftrags.
03Die fehlende Information gezielt anfordern
Statt eine allgemeine Bitte um weitere Unterlagen zu schreiben, entsteht eine konkrete Rückfrage: Gilt das Gewicht der Packliste oder das der E-Mail? Ist eine Hebebühne erforderlich? Die zuständige Person bearbeitet und bestätigt den Entwurf. Die Antwort ergänzt denselben Vorgang; bereits bestätigte Angaben müssen nicht erneut abgefragt werden.
04Vorhandene TIMOCOM-Funktionen einbeziehen
TIMOCOM bietet eigene KI-Unterstützung für die Frachteingabe sowie Funktionen für Transportaufträge und Datenaustausch. Wir prüfen zuerst, was Ihr Zugang bereits abdeckt. Eine zusätzliche Vorbereitung kann dort ansetzen, wo mehrere externe Quellen, interne Rückfragen oder betriebliche Freigaben zusammenkommen. Welche Übergabe tatsächlich möglich ist, wird anhand Ihres gebuchten Umfangs vereinbart.
05Ein Angebot mit nachvollziehbarer Grundlage vorbereiten
Die KI kann die freigegebenen Transportdaten und Ihre hinterlegten Kalkulationsgrundlagen in einen Angebotsentwurf übernehmen. Preis, Kapazität, Zuschläge und Gültigkeit müssen im Betrieb bestätigt werden. Ein aus einer früheren Fahrt bekannter Preis ist keine automatisch passende Zusage für einen neuen Termin oder eine andere Ladung.
06Die Verantwortung bis zur Freigabe sichtbar halten
Der Vorgang zeigt offene Punkte, zuständige Person und den letzten geprüften Stand. Veröffentlichung, verbindliches Angebot und Transportannahme sind getrennte Schritte. Wir legen fest, welche davon in Ihrem Ablauf unterstützt werden und welche Bestätigung erforderlich ist. So bleibt erkennbar, ob etwas vorbereitet oder tatsächlich beauftragt wurde.