Nach einer Leistungsablehnung liegen wichtige Informationen oft in verschiedenen Unterlagen: Versicherungsschein, Schadenmeldung, E-Mails und Ablehnungsschreiben. Eine strukturierte Aufnahme führt Angaben und Quellen zusammen, zeigt Lücken und bereitet den Rückruf Ihrer Kanzlei vor.
BuzzardArbeitszentrale · AblaufbeispielDie Unterlagenlücke und der offene Zugang sind als zwei getrennte Rückfragen aufgenommen.
Entwurf prüfen und freigeben.
Versicherungsnehmer, versicherte Person und anfragender Angehöriger können unterschiedliche Personen sein. Die Aufnahme hält diese Rollen getrennt fest. Versicherer, beteiligte Vermittler und gegebenenfalls weitere Anspruchsgegner werden als Angaben aufgenommen. Eine Übereinstimmung im Namen allein ersetzt weder Identitätsklärung noch Prüfung der Vertretungsbefugnis.
Für den ersten Überblick werden Versicherungssparte, Versicherungsschein- und Schadennummer sowie das geschilderte Ereignis erfasst. Bei mehreren Verträgen muss sichtbar bleiben, welcher davon betroffen ist. In einer Gebäudeversicherung geht es möglicherweise um einen bestimmten Schadenfall; bei einer Berufsunfähigkeitsversicherung können andere Unterlagen benötigt werden. Die Kanzlei legt die jeweiligen Rückfragen fest.
Die Schilderung „Meine Versicherung zahlt nicht“ ist der Ausgangspunkt, noch keine vollständige rechtliche Grundlage. Die Vorbereitung nennt, welches Schreiben vorliegt, wer es verfasst hat und welche Begründung darin steht. Originaltext und Zusammenfassung bleiben unterscheidbar. Eine fehlende Seite oder Anlage wird als Lücke markiert und gezielt nachgefordert.
Schadendatum, Datum des Schreibens, angegebener Zugang und weitere Kommunikation werden mit ihrer jeweiligen Quelle erfasst. Ein Briefdatum ist nicht automatisch sein Zugangsdatum. Fristen und Dringlichkeit prüft die Kanzlei anhand des konkreten Falls. Die Aufnahme berechnet keine verbindliche Klagefrist und verspricht keine Fristwahrung durch bloßes Ausfüllen eines Dialogs.
Die Vorbereitung kann Angaben zu Beteiligten für den kanzleiinternen Abgleich bereitstellen. Ob eine Interessenkollision vorliegt, ob ein Mandat angenommen wird und welche rechtlichen Schritte geboten sind, entscheiden die verantwortlichen Berufsträger. Ein abgeglichener Versicherername oder eine automatisch erstellte Zusammenfassung ist keine abgeschlossene Kollisions- oder Deckungsprüfung.
Das Team sieht, welche Unterlagen vorhanden sind, welche Fragen offenbleiben und wer den Rückruf übernimmt. Ein Nachrichtentwurf kann per KI-Anweisung angepasst und von Hand bearbeitet werden. Ein Empfangshinweis, eine Unterlagenanforderung und eine Mandatsannahme sind verschiedene Nachrichten mit unterschiedlichen Freigaben. Der Ablauf hält diese Zustände auseinander.
Für eine Übernahme legen wir führendes System, Datenfelder, Berechtigungen und Rückmeldung fest. Ob ein strukturierter Export, ein freigegebener Import oder eine andere geeignete Übergabe möglich ist, wird konkret geprüft. Eine automatische Aktenanlage oder native Verbindung zu einer bestimmten Kanzleisoftware wird erst vereinbart, wenn Voraussetzungen und Umfang geklärt sind.
Einrichtung, konkreter Leistungsumfang, laufende Kosten und Laufzeit werden vor dem Start schriftlich vereinbart. Das Angebot bezieht sich auf den hier beschriebenen Aufnahmeprozess Ihrer Kanzlei: benötigte Sparten und Rückfragen, Gestaltung, Rollen, Übergaben und Betreuung.
Eine bestehende Kanzleiwebsite kann den Zugang zur Anfrage bilden. Welche Einbindung möglich ist und wie die weiterführende Bearbeitung erfolgt, prüfen wir mit Ihrer technischen und fachlichen Ansprechperson. Die Einführung wird mit neutralen Beispielen und den vereinbarten Ausnahmefällen abgenommen.
Deckungsprüfung, rechtliche Bewertung, verbindliche Fristenkontrolle und Mandatsannahme bleiben bei der Kanzlei. Eine KI-Zusammenfassung kann unvollständig oder fehlerhaft sein. Die Originalunterlagen und die verantwortliche Prüfung bleiben deshalb Teil des Arbeitswegs.
Buzzard arbeitet DSGVO-konform; das Hosting erfolgt in Deutschland. Gerade bei Gesundheitsangaben in BU- oder Unfallfällen werden benötigter Umfang, berechtigte Personen und geeignete Übermittlung abgegrenzt. Anforderungen an Dienstleister und Verschwiegenheit werden für den konkreten Einsatz geklärt. Das öffentliche Erstkontaktformular von Buzzard dient der Projektanfrage, nicht der Übermittlung einer Mandatsakte.
Nein. Sie erfasst Angaben und bereitet Quellen sowie offene Fragen auf. Vertragsauslegung, Deckung, Ablehnungsgründe und Erfolgsaussichten prüft die Kanzlei.
Nein. Der aktuelle § 12 VVG regelt die Versicherungsperiode. Welche Fristen im konkreten Fall zu beachten sind, muss anwaltlich anhand der Unterlagen geprüft werden; die Aufnahme nennt dafür keine pauschale Frist.
Nein. Der Aufnahmeprozess sammelt die Anfrage. Die Kanzlei prüft Annahme, Beteiligte, mögliche Interessenkollisionen und weitere Voraussetzungen nach ihrem eigenen Verfahren.
Fehlende Seiten und erwähnte Anlagen werden sichtbar markiert. Die Vorbereitung fordert gezielt nach, statt eine unbekannte Begründung oder ein unbestätigtes Datum zu ergänzen.
Sie erhalten ein individuelles schriftliches Angebot für genau diesen Aufnahmeprozess. Einrichtung, Leistungsumfang, laufende Kosten und Laufzeit werden vor dem Start vereinbart.
Der konkrete Übergabeweg muss zuerst geprüft und vereinbart werden. Er hängt von Produkt, Freischaltungen, Datenformat und Berechtigungen ab. Die fachliche Freigabe der Kanzlei bleibt erforderlich.
Ich begleite Sie vom ersten konkreten Vorgang bis zur Einführung. Wir legen gemeinsam fest, welche Unterlagen zusammengehören, was die KI vorbereiten darf und wer die Ergebnisse prüft.
Buzzard bietet eigene Branchenprodukte und individuelle Projekte. Umfang, Datenwege und Übergaben stimmen wir passend zu Ihrem Betrieb ab.
Mustafa Sahinli
Mehr über Buzzard AI →Wir besprechen Ihre Mandatsaufnahme im Versicherungsrecht, vorhandene Systeme und die beteiligten Personen. Sie erhalten eine klare Einordnung, welcher Teil sich sinnvoll unterstützen lässt und was dafür benötigt wird.
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