Im ArbeitsalltagDer Alltag beginnt mit einem konkreten Eingang.
01Eine Nachricht im richtigen Zusammenhang lesen
Ein Patient kann sich auf einen bestehenden Termin, einen älteren Plan oder eine allgemeine Frage beziehen. Die KI bereitet den erkennbaren Anlass vor und verweist auf die Nachricht. Ein fehlender Bezug wird nicht aus einem ähnlich klingenden Fall ergänzt. Die Praxis klärt die Zuordnung.
02Unterlagenstatus vor dem Termin erkennen
Vorhandene, angekündigte und fehlende Dokumente werden getrennt angezeigt. Zum Beispiel kann die Rückmeldung eines Kostenträgers angekündigt sein, aber noch nicht vorliegen. Eine interne Arbeitsliste macht die Rückfrage sichtbar. Ob der Termin fachlich wie geplant stattfinden kann, entscheidet die Praxis.
03Recall-Rückmeldungen weiterbearbeiten
Eine Antwort auf eine Erinnerung ist nicht immer eine Terminbuchung. Vielleicht wünscht die Person einen anderen Kontaktweg oder möchte später angesprochen werden. Die Vorbereitung erhält den Wortlaut und macht den gewünschten nächsten Schritt sichtbar. Kontaktregeln und fachliche Intervalle werden durch die Praxis bestimmt.
04Planfragen an die passende Person geben
Fragen zu einem Heil- und Kostenplan werden mit dem eindeutigen Planbezug und den beigefügten Unterlagen vorbereitet. Medizinische Erklärung, Abrechnung und Erstattung bleiben fachlich zu prüfen. Der Entwurf darf keine Kostenträgerzusage vorwegnehmen.
05Abschluss und erneute Rückfrage auseinanderhalten
Eine vorbereitete Antwort, eine freigegebene Nachricht und ein erledigter Vorgang sind verschiedene Zustände. Wir legen mit dem Team fest, wo sie geführt werden und wie neue Rückfragen wieder geöffnet werden. Dabei werden die vorhandenen Dampsoft-Produkte und Erweiterungen einbezogen.