Im ArbeitsalltagFünf Schritte zur ersten Automatisierung.
01Produkt und Module genau benennen
DS-WIN, DS4 und ATHENA erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Notieren Sie die eingesetzte Version, vorhandene Erweiterungen, den Betreuungspartner und die zuständige Person in Ihrer Praxis. Das verhindert, dass eine bereits verfügbare Funktion noch einmal gebaut wird oder eine gewünschte Übergabe an den falschen Voraussetzungen scheitert.
02Einen Eingang auswählen
Ein geeigneter Beginn ist beispielsweise die organisatorische Vorbereitung von Rückfragen zu bereits geplanten Terminen. Dafür lassen sich Eingang, erlaubte Datenfelder und Bearbeiter klar beschreiben. Ein Projekt sollte nicht gleichzeitig sämtliche Kommunikation, Dokumentation und Abrechnung ersetzen, bevor die einzelnen Abläufe verstanden sind.
03Ausnahmen vor der Freigabe sichtbar machen
Was passiert bei doppelt eingereichten Dateien, einem falschen Patientenbezug oder einer inhaltlichen Rückfrage? Diese Fälle gehören in die Planung. Die KI soll Unsicherheit kennzeichnen und die Originalquelle bereitstellen. Das Team muss einen Vorschlag korrigieren, zurückstellen oder verwerfen können.
04Übergabe und Nachweis festlegen
Die Übergabe kann über einen freigegebenen Herstellerweg oder als außerhalb der Software vorbereitetes Ergebnis erfolgen. Festgelegt wird, wer prüft, wo der Abschluss dokumentiert wird und wie erneute Bearbeitung verhindert wird. Eine Zugriffsmöglichkeit ist kein automatischer Beleg für einen zulässigen Schreibzugriff.
05Mit dokumentierten Beispielen abnehmen
Für die Abnahme vergleichen wir Eingangsquelle, vorbereitete Felder, offene Fragen und Ergebnis. Ein vollständiger Fall, ein unvollständiger Fall und eine widersprüchliche Zuordnung sollten unterschiedlich behandelt werden. Erst danach lässt sich beurteilen, ob der Ablauf Ihrer Praxis organisatorisch hilft.