Im ArbeitsalltagDen offenen Vorgang erkennen, bevor jemand nachtelefoniert.
01Vorhandene charly-Funktionen einbeziehen
charly ist keine Software ohne KI. solutio beschreibt eigene KI-Funktionen für Dokumentation und Kommunikation. Für Ihre Praxis prüfen wir deshalb die tatsächlich gebuchten und eingesetzten Möglichkeiten. Die Frage lautet: Welche Aufgabe bleibt trotz der vorhandenen Ausstattung organisatorisch offen?
02Recall-Anlass und Kontaktweg prüfen
Eine vorbereitete Recall-Liste benötigt einen nachvollziehbaren Anlass, den vorgesehenen Zeitpunkt und einen geeigneten Kontaktweg. Die Praxis klärt, welche Personen angesprochen werden dürfen und ob ein Wunsch oder eine Einwilligung berücksichtigt werden muss. Die KI entscheidet weder über medizinische Intervalle noch über die Zulässigkeit einer Kontaktaufnahme.
03Unterlagen einem Termin zuordnen
Vor einem Beratungstermin können ein mitgebrachtes Dokument, eine bereits eingegangene Nachricht und ein offenes Formular zusammengehören. Die Vorbereitung macht den Zusammenhang sichtbar. Eine unlesbare Datei wird nicht als vollständig erledigt markiert; ein fehlender Nachweis bleibt mit seiner Quelle und einer konkreten Rückfrage offen.
04Anfragen zu Kosten und Erstattungen einordnen
Patientenfragen zu einem Heil- und Kostenplan benötigen oft eine fachliche Antwort. Organisatorisch lassen sich Absender, Planbezug und fehlende Unterlagen zusammenstellen. Leistungsumfang, Abrechnung und Erstattungsfähigkeit werden nicht automatisch verbindlich zugesagt. Der Entwurf geht an die zuständige Person in der Praxis.
05Wiedervorlagen belastbar abschließen
Ein Vorgang ist erst erledigt, wenn die vereinbarte Aufgabe tatsächlich abgeschlossen wurde. Nachricht vorbereitet, von der Praxis freigegeben und nachweisbar übergeben sind unterschiedliche Stände. Wir vereinbaren mit Ihrem Team, wo dieser Stand geführt wird und wie eine Vertretung den Vorgang übernimmt.